Hướng dẫn lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên Thuế điện tử eTax
Khi có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi tới Cơ quan thuế.
Nếu sau 2 ngày làm việc kể từ ngày nộp thành công thông báo phát hành qua mạng nếu nhưng không có vấn đề phát sinh thì doanh nghiệp mới chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc thông báo phát hành hóa đơn lần 2 có vẻ sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với nhiều người làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng sẽ còn nhiều bỡ ngỡ. Đừng lo! nếu bạn đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn 100% thủ tục lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Bạn cần phải điền đầy đủ thông tin trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử trong Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Xem chi tiết mẫu quyết định ở ảnh dưới hoặc tải Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử tại đây.
2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các bạn điền vào mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Xem chi tiết trong ảnh hoặc tải Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại đây.
3. Hóa đơn mẫu
Nhân viên Viettel sẽ cung cấp cho bạn trên 300 mẫu hóa đơn điện tử để bạn lựa chọn. Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn nó có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.
Ngoài ra, chúng tôi còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng. Liên hệ tổng đài 0866 531 668 để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.
Như vậy, trên đây là 3 loại giấy tờ trong hồ sơ bạn cần chuẩn bị để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.
Lưu ý:
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên eTax
Bước 2.1. Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để lập và nộp thông báo phát hành.
Tại màn hình trang chủ của Thuế điện tử, nhấn chọn Doanh nghiệp => Chọn Đăng nhập
Điền Tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực sau đó nhấn Đăng nhập
Bước 2.2. Kê khai trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn menu Khai thuế (1) => Kê khai trực tuyến (2) như hình dưới đây
Tại màn hình Kê khai trực tuyến, bạn chọn tờ khai là TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn (1) => sau đó nhấn Tiếp tục (2)
Tiếp theo bạn nhập thông tin Phường/Xã (nếu thiếu) (1) => Nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm "..."(2) để chọn loại hóa đơn => Chọn loại hóa đơn cần lập thông báo phát hành (3) => Nhấn Chấp nhận (4).
Điền đầy đủ thông tin trong bảng kê khai (1)
Người đại diện theo pháp luật (3): là tên giám đốc.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Hoàn thành kê khai (4) như hình bên dưới
Ở bước tiếp theo, bạn nhấn Ký và nộp tờ khai. Đương nhiên là bạn phải gắn USB token vào máy tính mới ký được nhé!
Bước 2.3. Đính kèm mẫu hóa đơn và Quyết đinh thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Sau khi nộp thành công tờ khai. Bạn vào menu Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Chọn tờ khai cần tra cứu là TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn (3) =>Sửa ngày nộp (4) => Nhấn Tra cứu (5)
Tại kết quả tra cứu, bạn nhấn vào biểu tượng gửi phụ lục như hình
Tiếp theo, bạn chọn nút Chọn tệp tờ khai
Chọn đường dẫn đến file chứa Hóa đơn mẫu và Quyết định (file .doc hoặc docx)
Cuối cùng, bạn nhấn Ký điện tử (1) => Sau khi ký thành công, chọn Nộp tờ khai.
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ báo như hình:
Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).
Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.
Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 như thế nào?
Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện thao tác sẽ trở nên cực đơn giản.
Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.
Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ tổng đài CSKH 1800 8000 (nhánh 1) để được hỗ trợ nhé.
Như vậy, trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước lập và thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế qua mạng. Và để chắc chắn sau 2 ngày (không tính ngày nghỉ) bạn nhớ kiểm tra nhé.
Viettel Tp.Hồ Chí Minh xin chúc các bạn thực hiện thành công việc thông báo phát hành hóa đơn!
Nếu sau 2 ngày làm việc kể từ ngày nộp thành công thông báo phát hành qua mạng nếu nhưng không có vấn đề phát sinh thì doanh nghiệp mới chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc thông báo phát hành hóa đơn lần 2 có vẻ sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với nhiều người làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng sẽ còn nhiều bỡ ngỡ. Đừng lo! nếu bạn đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn 100% thủ tục lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Bạn cần phải điền đầy đủ thông tin trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử trong Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Xem chi tiết mẫu quyết định ở ảnh dưới hoặc tải Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử tại đây.
2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các bạn điền vào mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Xem chi tiết trong ảnh hoặc tải Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại đây.
3. Hóa đơn mẫu
Nhân viên Viettel sẽ cung cấp cho bạn trên 300 mẫu hóa đơn điện tử để bạn lựa chọn. Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn nó có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.
Ngoài ra, chúng tôi còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng. Liên hệ tổng đài 0866 531 668 để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.
Như vậy, trên đây là 3 loại giấy tờ trong hồ sơ bạn cần chuẩn bị để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.
Lưu ý:
- Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 file và lưu dưới dạng word. (.doc hoặc docx). Bạn sẽ đính kèm file này ở Bước 2.3
- Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên eTax
Bước 2.1. Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn/ để lập và nộp thông báo phát hành.
Tại màn hình trang chủ của Thuế điện tử, nhấn chọn Doanh nghiệp => Chọn Đăng nhập
Điền Tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực sau đó nhấn Đăng nhập
Bước 2.2. Kê khai trực tuyến
Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn menu Khai thuế (1) => Kê khai trực tuyến (2) như hình dưới đây
Tại màn hình Kê khai trực tuyến, bạn chọn tờ khai là TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn (1) => sau đó nhấn Tiếp tục (2)
Tiếp theo bạn nhập thông tin Phường/Xã (nếu thiếu) (1) => Nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm "..."(2) để chọn loại hóa đơn => Chọn loại hóa đơn cần lập thông báo phát hành (3) => Nhấn Chấp nhận (4).
Điền đầy đủ thông tin trong bảng kê khai (1)
- Mẫu số (Ví dụ: 01KT0/000)
- Ký hiệu (Ví dụ: AN/20E)
- Số lượng: Là số lượng hóa đơn bạn đăng ký với cơ quan Thuế (Ví dụ: 3000)
- Từ số ... đến số ...
- Ngày bắt đầu sử dụng: Bạn ước lượng thêm 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp thông báo phát hành.
- Tên doanh nghiệp in/doanh nghiệp cung cấp phần mềm: TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP - VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
- MST doanh nghiệp in/Doanh nghiệp cung cấp phần mềm: 0100109106
Người đại diện theo pháp luật (3): là tên giám đốc.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Hoàn thành kê khai (4) như hình bên dưới
Ở bước tiếp theo, bạn nhấn Ký và nộp tờ khai. Đương nhiên là bạn phải gắn USB token vào máy tính mới ký được nhé!
Bước 2.3. Đính kèm mẫu hóa đơn và Quyết đinh thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Sau khi nộp thành công tờ khai. Bạn vào menu Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Chọn tờ khai cần tra cứu là TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn (3) =>Sửa ngày nộp (4) => Nhấn Tra cứu (5)
Tại kết quả tra cứu, bạn nhấn vào biểu tượng gửi phụ lục như hình
Tiếp theo, bạn chọn nút Chọn tệp tờ khai
Chọn đường dẫn đến file chứa Hóa đơn mẫu và Quyết định (file .doc hoặc docx)
Cuối cùng, bạn nhấn Ký điện tử (1) => Sau khi ký thành công, chọn Nộp tờ khai.
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ báo như hình:
Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy).
Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.
Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 như thế nào?
Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện thao tác sẽ trở nên cực đơn giản.
Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.
Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ tổng đài CSKH 1800 8000 (nhánh 1) để được hỗ trợ nhé.
Như vậy, trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước lập và thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế qua mạng. Và để chắc chắn sau 2 ngày (không tính ngày nghỉ) bạn nhớ kiểm tra nhé.
Viettel Tp.Hồ Chí Minh xin chúc các bạn thực hiện thành công việc thông báo phát hành hóa đơn!
