Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy

Tại sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng hóa đơn điện tử? Tại sao không tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy như thông thường? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến cho các bạn 5 ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy

Khi sử dụng hóa đơn điện tử các bạn có thể rút ngắn các quy trình lập xuất hóa đơn, cơ sở dữ liệu thông tin được bảo mật an toàn. Giảm thiểu những sai sót, lưu trữ dữ liệu được nhiều hơn, nhỏ gọn hơn thay cho việc bạn phải lưu trữ hàng chục quyển hóa đơn mỗi năm.

Qua năm tháng không thể tránh khỏi việc mối mọt, mất mát hay nhầm lẫn do vô tình để quên ở đâu đó.

	Hóa đơn điện tử	Hóa đơn giấy
Quy trình lập xuất hóa đơn	Doanh nghiệp, đơn vị trung gian đã đăng ký các thông tin với cơ quan thuế từ trước nên quá trình xuất hóa đơn từ sau rất nhanh chóng.	Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in, xuất hóa đơn, đưa liên 2 cho người mua.
Tính bảo mật	Tính bảo mật cao, dễ dàng hơn cho cơ quan thuế quản lý, khó gian lận.	Dễ làm giả, gian lận.
Chi phí	Chi phí lưu trữ, tra cứu, truyền tải thấp hơn rất nhiều	Với những đơn vị lớn, chi phí lưu trữ, vận chuyển là đáng kể.
Sai sót thông tin	Giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn do dữ liệu đầu vào kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hàng	Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do làm thủ công hoặc bán thủ công.
Đối với cơ quan thuế	Giảm thiểu quá trình lưu trữ, đơn giản hơn trong quá trình đối chiếu, quản lý hóa đơn doanh nghiệp.	Tốn nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đối chiếu.

Hóa đơn điện tử được tạo lập và quản lý trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập vào hệ thống và trích xuất hóa đơn. Khách hàng của bạn sẽ hoàn toàn yên tâm, tránh rủi ro về lưu trữ, hạn chế tối đa việc sử dụng hóa đơn giả.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần thiết nhanh chóng và tiện lợi. Chính vì vậy hóa đơn điện tử đang dần chiếm được ưu thế và “cảm tình” của hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế. Bạn còn do dự gì khi chưa sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ hôm nay?